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书店经营技巧:新店开张盘点的细节


上周,协助了芜湖外文书店进行了新店开业盘点,觉得其间学习了不少,写出来与大家讨论。

  芜湖外文书店在芜湖市(安徽)繁华地段新开了一个两千平米的零售卖场,分上下两层,预计6月上旬开业,此次过去协助他们对新门市进行开业盘点。具体的流程相信大家都已经非常清楚了,我只说一些在盘点过程中自己的心得细节。 



1、盘点前的总动员与明确的奖惩制度非常重要。之前外文书店的小胡就和我说过,之前盘点,库存能有百分之八十准确就不错了,总是由于人为的错误而错盘漏盘,所以这次我们商量:她借助我们软件供应商给她们的员工下了下马威:最后由我在会上强调,盘点过程中我将进行随机抽查,而查出的所有错误都将直接上报总经理,而对方许总立即补充说,接到我的查出来的一个错误即给该组计过一次。后来证实,这种效果还不错,在我与小胡一起抽查了六个架,无一错误。

  2、多层复核机制确保数据准确。与小胡商量后,与其设计这样的复核机制:整个盘点分成九个小组,每个小组设一个复核人员,当一个架完毕后,录入人员打印出原始盘点表,然后给复核人员进行复查,有错误即在原始盘点表中改正,完毕签字后交给录入人员进行更改,更改完毕后,录入人员也需要签字,然后做好“初始确认”。单据由录入人员保管。其中,再设三个“二次复核”小组,随机进行每组的抽查复核。这次复核中有错误的将以红色的笔在上面做注明,并在专门的登记本上登记自己已经复核过的架号与具体错误。然后自己再签字,二次复核出来的错误也将上报经理。与小胡设计二次复核,也就是为了确保库存准确,后来发现一问题,二次复核人员到该小组去拿原始盘点表时,受到该小组人员的人情的干扰,出现了有错误并没有在原始盘点表与登记表中注明,而是被小组与复核人员联手改动电脑数据完事(有时候有的小组重新打印原始盘点表),从而二次复核起不到真正的作用。后来改进了办法,在办公室准备九个之前就装打印纸的箱子,编好号码,各小组复核人员复核过的单子一律上交到办公室各自的纸箱中,由经理直接从办公室随机拿单交给二次复核人员进行复核。这样子就避开了人情的干扰。第三次复核就在我的手中了,我采用的是去现场查看,看看哪个架的品种比较多,感觉比较乱,觉得有问题的记下架号,去办公室拿单进行核对。呵呵,我想是由于前面复核机制的完善,自己再抽查的六个架号进行复核时,无一数量上的错误。

  3、没有想到的问题——书的摆放也有学问。在复核中,有人发现有一架错误非常多,立即上报了经理,我也一起去看了,一起检查,最后发现问题出在书的摆放上,由于上架人员是对方的老员工,按他们之前一直的摆法是当书竖着摆放的时候,都贴近书架的前边缘进行摆放,他们说是这样子比较容易让读者抽放,而这样的摆法,让一些比较小的书在上架的过程中由于不小心,就被挤到书架的底部,根本看不到了。而上架的人员总是将一架上得满满的,其实本应该满架的时候,由于一些小书挤出去了,上架人员又拿一些书来补上。造成复核人员复核时就出错了。后来统一要求上架人员放书时都紧贴书架的后面,不让书与书架之间有空隙。这个真是在头脑中想是想不到的问题。

  4、书架的容量应与进货的数量相符,在盘点进行一大半时,我们发现,地上未开包的书还非常之多,而空架已经所剩不多了,从而得出一个经验,作为书店经营者,准备适当多的书架是一个有学问有经验的问题。像现在这样出现盘点过程中赶制书架而耽误盘点进度事情也是始料未及的。

  花絮1:其间发现对方的复核人员复核的方法有问题,对方是按单核书,而不是按书核单,也就是说之前他们复核人员将单子上的书完部点一遍,发现没有问题,就OK签字了,而有可能书架上还有其它书就没有复核到了。后来和他们强调一定要按书核单,并且最后还要核对书架上的品种数是否与原始盘点表上的相符。[Page]

  花絮2:我在复核过程中,虽然没有查出数量上的错误,却查出了另外一个问题:由于外文书店采用重号书贴自编条码的方案,而我在复核中,发现有一些品种,明明摆上去了5本书,而只有4本有贴自编条码,也有发现一些条码由于贴得不牢固,有破损和丢失的情况,从而要求复核人员发现原始盘点表上的书号是自编号时,就需要检查贴条码的情况,也要求打码人员一定要认真负责制码。

  由于这次采用的联网盘点,其实从技术角度来说,没有多少难度的。不过,就这样一次联网盘点,给我的感触也是蛮多的,在组织一项工作时,全局的统筹安排非常重要,一定要安排应急处理人员与方案,细节问题也是不容忽视。    

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